Sau khi nộp hồ sơ tại quận, người đến làm thủ tục sẽ được phát một giấy biên nhận có hệ thống mã vạch. Khi cần biết thông tin về tiến trình giải quyết công việc của mình, người dân chỉ cần gọi đến số điện thoại tổng đài, làm theo hướng dẫn cần nhập mã số trên giấy biên nhận là sẽ biết hồ sơ của mình đã được thụ lý đến đâu, do ai phụ trách...

Được áp dụng tại quận Bình Thạnh gần một tháng qua, bước đầu quận Bình Thạnh trang bị hệ thống này để trả lời tình trạng xử lý hồ sơ của khách hàng trong việc cấp phép ở các lĩnh vực văn hóa, kinh tế, xây dựng, đăng ký lao động và cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất. Cho đến nay, hệ thống này cũng hướng dẫn người dân các bước làm các thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy đăng ký báo cáo tình hình sử dụng lao động.   

Hệ thống trả lời tự động về thủ tục, hồ sơ hành chính được quận Bình Thạnh trang bị thông qua mạng điện thoại Dizitex RIAOT 2.0. Đây là một giải pháp tổng thể bao gồm một máy tính có cài phần mềm Dizitex RIAOT và Dizitex Message Editor. Thiết bị này có một hoặc nhiều DSP board cắm trên khe của máy tính; trên mỗi board có bốn kênh được nối với bốn line ra tổng đài. Phần mềm Dizitex RIAOT tự động trả lời tình trạng xử lý hồ sơ của khách hàng và cung cấp các thông tin hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ hành chính thông qua đường điện thoại. Riêng phần mềm Dizitex Message có chức năng soạn thảo, ghi âm các nội dung trả lời cho RIAOT.

Thông tin từ UBND quận Bình Thạnh cho hay: Hệ thống trả lời tự động đã phục vụ được nhiều kênh, nhiều cuộc gọi cùng lúc và kiểm soát các kênh phục vụ của hệ thống. Hệ thống cho phép truy cập, kết nối đến một hoặc nhiều máy chủ cơ sở dữ liệu về các loại hồ sơ xử lý, giải quyết khác nhau. Đồng thời, hệ thống còn có chức năng tùy biến các nội dung trả lời  và theo dõi, thống kê các cuộc gọi đến hệ thống của khách hàng.       

Cùng với việc trang bị hệ thống đọc mã vạch trên biên nhận tại Tổ tiếp nhận, giải quyết, hoàn trả hồ sơ, website http://www.binhthanh.hochiminhcity.gov.vn cũng được xây dựng nhằm phục vụ rộng rãi các cơ quan, đơn vị và nhân dân trong việc kiểm tra các loại hồ sơ, thủ tục hành chính.

Trên site này, chính quyền Bình Thạnh tạo điều kiện cho dân được truy cập vào để xem quá trình ''Xử lý hồ sơ hành chính'', ''Giải quyết khiếu nại''. Đồng thời, cũng công khai đưa lên mạng mục ''Quy hoạch-Kế hoạch phát triển'' của quận với thông tin bổ ích, ví như: quản lý dạng nghề và việc làm với người nghiện ma túy, hay quy hoạch đô thị, giải toả và sắp xếp chợ...

Hiện nay, quận Bình Thạnh, TP.HCM là một trong những quận đi đầu trong ứng dụng CNTT vào cải cách hành chính ở TP.HCM như: các hệ thống xếp hàng tự động, xem tình trạng xử lý hồ sơ qua mạng Internet, mã vạch và qua hệ thống điện thoại tự động. Sắp tới, quận sẽ thí điểm đưa CNTT góp phần đẩy nhanh tiến độ giải quyết các thủ tục hành chính ở cấp phường. 

• Hoàng Hùng